Metode Daily Plan untuk Permudah Selesaikan Pekerjaan

Tidak sedikit orang yang bisa lupa dengan jadwal kegiatan seharian. Bagi beberapa orang, mengingat jadwal selama sehari bisa menjadi hal yang merepotkan. Namun, jika tidak dibuat jadwal, aktivitas bisa terlewat dan membuat flow pekerjaan jadi berubah. Oleh karena itu, solusi paling sederhana adalah membuat pengingat pada ponsel, note, atau media lain yang sekiranya terlihat dan sering digunakan. Pembuatan jadwal pun sebenarnya memerlukan trik tertentu, agar seseorang bisa mengorganisir aktivitas apa saja yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu. Semua harus dicatat secara rinci supaya mudah dilihat dan dijalani menggunakan berbagai metode. 
 

Buat kamu yang ingin coba bikin jadwal harian sederhana untuk mempermudah pekerjaan, bisa cek di bawah, ya!

To-Do List

To-do list artinya menuliskan apa saja yang ingin kamu lakukan dalam sehari, seminggu, sebulan, dan sebagainya. Metode ini jadi sebuah langkah sederhana yang bisa kamu tempuh dalam menjalani aktivitas sehari-hari. Metode ini mengharuskan kamu mencatat kegiatan apa saja yang sekiranya bakal dilakoni menggunakan berbagai media, kalau kamu suka versi konvensional, bisa menggunakan notes kecil, kalau kamu suka yang lebih modern, maka digital bisa dimanfaatkan. Lagipula, sekarang sudah banyak website dan aolikasi yang menyediakan fasilitas daily plan. Membuat to-do list pastinya tidak sulit, kok. Kamu hanya perlu menuliskan apa saja kegiatan yang dijalani, kemudian mengelompokannya sesuai prioritas. Pekerjaan paling krusial dan mendesak bisa kamu tulis pada urutan pertama, diberi tanda, atau reminder khusus. Beri keterangan detail untuk tambahan pada setiap event tentang apa saja yang harus dikerjakan. Setelah selesai, berikan kembali tanda yang menunjukkan bahwa satu tugas telah tuntas. Di sisi lain, metode ini memang punya kelemahan dimana bisa jadi kamu melewatkan sebuah pekerjaan atau tidak menyelesaikannya sesuai tenggat waktu.
 

Time Blocking Management
 

Jika kamu ingin suatu metode daily plan yang sederhana tapi tetap mengutamakan deadline, maka time blocking management bisa diterapkan dalam aktivitas sehari-hari. Time blocking adalah teknik dimana pekerjaan dibagi menjadi beberapa blok kecil. Biasanya setiap blok akan dibagi menggunakan warna yang berbeda-beda. Pengelompokan kegiatan dalam metode ini cenderung ke masalah waktu. Kamu bisa memberikan tanda pada kurun waktu tertentu untuk mengerjakan pekerjaan sesuai urutannya. Jadi, setiap kegiatan yang sudah dibuat daftar diberi keterangan berapa lama akan dikerjakan. Kamu juga bisa menambahkan detail pekerjaan pada setiap blok kegiatan. Sesuaikan lama pekerjaan dengan durasi bekerja setiap hari, ingat, kamu pun perlu istirahat guna menyelesaikan tugas-tugas itu. Kamu bebas mengkreasikan jadwal menggunakan time blocking. Cara ini dianggap sangat efektif karena dapat membuat seseorang lebih fokus dalam bekerja. Saat melihat daily plan, kamu akan fokus pada pekerjaan sata itu sebab ada deadline Iyang menunggu. Di samping itu, time blocking dapat membantu orang lebih sadar dan menghargai akan waktu yang berharaga, dibandingkan menunda-nunda, ada baiknya dipakai menyelesaikan pekerjaan. Tugas bisa selesai secara tepat dan cepat  jika kamu mematuhi jadwal pada time blocking management. 

Energy-based Planning

Betul adanya jika membicarakan time blocking management, seseorang dituntut untuk bekerja sesuai waktu yang telah ditentukan melalui kelompok blok waktu. Cara kerja seperti itu bagi sejumlah orang dianggap terlalu kaku dan cukup menguras tenaga, meskipun tujuannya memang membuat jam kerja lebih efektif. Mungkin ada pun yang berpikir bahwa bekerja dengan time blocking dapat menguras tenaga lebih banyak. Jika begitu, metode energy-based planning rasanya lebih cocok buat kamu. Metode ini tidak menggunakan patokan waktu maupun durasi dalam bekerja, tetapi memperkirakan tingkat dan potensi energi yang tepat dalam mengerjakan sebuah tugas. Jadi, energy-based planning adalah sebuah pengaturan kerja yang mengikuti bagaimana tubuh seseorang merespon. Metode tersebut tidak terpacu pada kalender, tapi melihat kondisi badan dalam menyesuaikan keadaan. Lumrahnya, sebelum mulai bekerja, orang akan membagi pekerjaan menjadi tiga kelompok besar, yaitu pekerjaan berat pada energi tinggi, pekerjaan sedang pada energi stabil, dan pekerjaan ringan pada energi rendah. Lalu, tetap rincikan agenda apa saja yang akan kamu lalui di kurun waktu tertentu, kelompokan sesuai kategori yang sudah dibuat sebelumnya. Walaupun tidak berpatokan pada waktu umum, kamu tetap harus membatasi lama bekerja. Tubuh punya kemampuannya sendiri, sehingga tidak boleh diforsir setiap hari. Agar energy-based planning ini bisa terlaksana dengan baik, kamu harus mengenali diri sendiri, kapan energi sedang bagus-bagusnya dan kapan tubuh dalam kondisi kurang prima untuk bekerja. Kelebihan dari metode ini yaitu sembari menyelesaikan pekerjaan, kamu juga dapat mengelola stres. Hasil yang dikerjakan juga maksimal karena sesuai kekuatan yang dicurahkan. Hanya saja, pekerjaan ini kemungkinan kurang cocok dilakukan oleh pekerja kantoran yang punya durasi kerja yang kurang fleksibel. 
 

Metode ABCDE

Ada lagi metode daily plan yang bisa kamu terapkan dalam menghadapi pekerjaan sehai-hari. Metode ini diciptakan oleh Brian Tracy, seorang motivator dan penulis berkebangsaan Kanada, yang diberi nama metode ABCDE. Konsenya masih sama dengan beberapa metode di atas, yaitu mengelompokan pekerjaan pada kategori tertentu. Dalam metode ini, pekerjaan akan dikelompokan sesuai dengan tingkat kesulitannya dan konsekuensinya yang dibagi menjadi A (must do), B(shoul do), C(nice to do), D (delegate), dan E (eliminate). Setelah membuat daftar pekerjaan, kamu bisa mengurutkan pekerjaan dari yang paling harus dilakukan dan punya konsekuensi paling berat, mendelegasikannya pada orang lain, sampai pekerjaan yang sebaiknya dieliminasi saja. Masukan dalam kategori A jika pekerjaan itu memang benar-benar krusial dan dapat mempengaruhi kehidupan jika tidak dikerjakan, tapi kalau masukan ke B bila konsekuensinya masih bisa ditoleransi, dan masukan ke C bila pekerjaan itu penting tapi punya tenggat waktu santai. Pekerjaan yang bisa diserahkan pada orang lain atau berwenang dalam hal itu sebaiknya didelegasikan dan masuk ke kategori D. Sedangkan pekerjaan yang bukan merupakan tupoksi utama bisa dihilangkan. Metode ini memungkinkan seseorang lebih fokus mengerjakan tugasnya dari yang mendesak sampai tidak penting. Adanya kategori E ini mampu memberikan tanda bahwa tidak semua pekerjaan penting untuk digarap atau kategori D bahwa menyerahkan pekerjaan memang bisa diserahkan pada orang lain asalkan alasannya masuk akal serta tidak semena-mena. 

Metode pembuatan daily plan di atas dapat kamu pakai untuk membuat jadwalmu sendiri. Masing-masing metode tentu punya kelebihan dan kekurangan masing-masing yang bisa dipertimbangkan. Dari membuat to-do list sederhana, time blocking management, energy-based planning, sampai metode ABCDE semuanya dapat diterapkan untuk membantu memperlancar pekerjaan sehari-hari. Hal penting yang harus diperhatikan sebelum merancang daily plan yaitu kenali pekerjaan yang harus dilakukan dalam durasi tertentu. Prioritaskan sesuai kesulitan, tingkat mendesak, atau tenggat waktu paling cepat. Lalu, aplikasikan pada metode pembuatan jadwal yang sesuai dengan karakter kamu. 

Featured image: pexels.com/RDNE Stock Project